E-Rechnung & PDF Xpansion SDK: So gelingt die Integration
Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen neu gefasst worden. Deutschland folgt damit dem Beispiel vieler EU-Mitgliedstaaten und anderer europäischer Länder. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden.
Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen lassen sich dadurch Prozesse vereinfachen. So entfällt die nochmalige Erfassung der Rechnungsdaten beim Empfänger und doppelte Arbeitsgänge sowie hierdurch entstehende Fehler werden vermieden.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für die Rechnungseingangsseite, was bedeutet, dass Unternehmen hier in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können. Ein erster großer Schritt auf dem Weg zur leistungsfähigen Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist damit getan und zur Pflicht geworden.
Weitere Verpflichtungen kommen ab dem 1. Januar 2027 hinzu
Die nächsten Verpflichtungen im Bereich Rechnungserstellung kommen laut dem gegenwärtigen Zeitplan zwar erst ab dem 1. Januar 2027 hinzu, aber auch mit diesen Verpflichtungen sollte man sich bereits jetzt beschäftigen, um die Implementierung rechtzeitig leisten zu können. Die Basis für die Umsetzung der in Deutschland zulässigen Formate für E-Rechnungen ist die europäische Norm EN 16931, wobei je nach Format XML oder aber PDF und XML wesentliche Bestandteile sind.
In diesem YouTube-Video geben wir Ihnen einen Überblick über den aktuellen Stand und zeigen, wie Sie diese Funktionalitäten in Ihrer Software implementieren können.
Mit Herrn Dr. Juri Stern und Herrn Michael Kobets von der Firma soft Xpansion stehen zwei erfahrene Gesprächspartner zur Verfügung, die über die Umsetzung der E-Rechnung in Delphi- und C++Builder-Applikationen informieren.
Devid Espenschied, PreSales-Consultant bei Embarcadero, zeigt Beispiele für den Einsatz des PDF Xpansion SDK von soft Xpansion.
Fragen und Antworten, die in dem aufgezeichneten Webinar gestellt wurden, haben wir für Sie weiter unten zusammengefasst.
Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Frage: ZUGFeRD kenne ich, aber ist eine X-Rechnung damit nur ein XML-Dokument ohne Einbettung in PDFs?
Antwort: XRechnung ist ein eigenständiger Standard, der unabhängig von PDF verwendet werden kann und besteht nur aus XML, kann aber auch in ein PDF eingebettet werden.
Frage: Wären die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt, wenn man seine Rechnung als XML-Datei in einer der erwähnten Syntax-Formate herausschickt? Das wäre ja dann eine XRechnung, oder?
Antwort: Alleine die Syntax reicht nicht. XRechnung basiert auf der Norm EN 16931 und erfüllt die Anforderungen der E-RechV (E-Rechnungsverordnung) und muss die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Rechnungseingangsplattformen erfüllen.
Frage: Habe ich es richtig verstanden, dass der Standard ebInterface für Österreich erst implementiert werden muss?
Antwort: Wenn Sie das im PDF Xpansion SDK meinen – ja. Wir sind dabei, den Standard ebInterface zu implementieren. Die offizielle ebInterface-Website ist unter www.ebinterface.at zu finden.
Frage: Prüft das Produkt die Integrität des XML-Teils im Vergleich zum sichtbaren PDF?
Antwort: Ja, PDF Xpansion SDK prüft die Einhaltung der ZUGFeRD-Spezifikation, vor allem die Metadaten.
Frage: Wird der XML-Teil einer Prüfung auf die rechtlichen Vorgaben unterzogen?
Antwort: Der XML-Teil muss der Norm EN 16931 entsprechen und die Regeln der Syntax UN CFACT/CII oder UBL einhalten. Alle diese Spezifikationen sind den rechtlichen Vorgaben unterzogen, die Übereinstimmung liegt allerdings an diesen Spezifikationen. Die fachliche Richtigkeit der E-Rechnung kann man über externe Validatoren prüfen lassen. Das PDF Xpansion SDK prüft, ob es ein richtiges XML-Format ist.
Frage: Ist die Validierung vom Validator verpflichtend?
Antwort: Nein. Wie Sie die Richtigkeit einer Datei prüfen, liegt an Ihnen – Hauptsache die Standards und Normen werden eingehalten.
Frage: Werden die XML-Felder der Standards komplett über das SDK unterstützt? Kann ich also eine XML-Datei erstellen, ohne mir über die Syntax Gedanken machen zu müssen?
Antwort: Ja.
Frage: Basiert das SDK auf der Einbindung einer DLL und gibt es auch visuelle Komponenten, die man in einem Delphi-Formular verwenden kann, z.B. um die einzubettende XML-Datei mit Daten der Pflichtfelder zu befüllen?
Antwort: Das SDK basiert auf mehrere DLLs und weiteren Dateien. Ein visueller Teil muss von Ihnen in Delphi implementiert werden. Die Verwendung der DLL von Delphi aus wird lediglich über COM-API unterstützt.
Frage: Können in einer ZUGFeRD-Rechnung auch Anlagen eingebettet werden? Können bei ZUGFeRD beispielsweise JPG-Dateien eingebettet werden um Reparaturfotos mit der Rechnung mitzuschicken?
Antwort: Ja, allerdings nur erlaubte Datentypen, nach bestimmten Standards und Metadaten. Dies könnten z.B. Angebote, Verträge, Bilder usw. sein.
Frage: Ist es möglich, Software-Rechnungen in verschiedenen Formaten zu erstellen? Als Beispiel dient hier die Rechnungsstellung die Abrechnung als Monatsrechnung über Lieferungen an verschiedene Niederlassungen. Diese werden in der Rechnung mit Angabe der Lieferanschrift entsprechend gruppiert übersichtlich dargestellt.
Bisherige Recherchen zeigen hierfür den Weg über das EXTENDED-Profil der ZUGFeRD 2.3.3 / Factur-X 1.07.3 auf.
Hier kann in der XML-Datei für jede Rechnungsposition innerhalb einer InvoiceLine unter SpecifiedLineTradeDelivery ein abweichender Warenempfänger angegeben werden. Gibt es diese Möglichkeit in den PDF Xpansion SDK Komponenten?
Antwort: PDF Xpansion SDK unterstützt alle Profile, auch das EXTENDED-Profil in vollem Umfang. Auch abweichende Warenempfänger können angegeben werden.
Frage: Kann das PDF XPansion SDK ohne Expertenkenntnisse der EN 19631 erfolgreich eingesetzt werden?
Antwort: Je nachdem, was Sie unter “Expertenkenntnisse” verstehen. Sie müssen die EN 16931 bzw. die Spezifikationen der erforderlichen Standards einhalten, denn anders herum kann man nicht korrekt programmieren.
Frage: Wie funktioniert die Preisgestaltung? Enthält ein Produkt auch andere Module oder addieren sich die aufgelisteten Preise auf? Sprich, man kommt schnell auf 10.000 EUR? Gerade am Beispiel Business.
Antwort: Die Preise sind nur für die Funktionen des SDK-Pakets. Der Endpreis wird als Summe der Preise von Einzelfunktionen aus der Preisliste berechnet. Wenn man alle Funktionen nutzen möchte, kann man auf 10.000 EUR kommen. Allerdings gibt es bei größeren Beträgen Rabatte.
Frage: Welche Delphi-Versionen werden unterstützt?
Antwort: Soweit absehbar, werden auch ältere Delphi-Versionen unterstützt, die die Verwendung von COM-Komponenten unterstützen – PDF Xpansion SDK ist eine COM-Komponente. Es gibt keine sprachbezogenen Einschränkungen, die die Verwendung des SDK auf die neueste Delphi-Version reduzieren würden.
Frage: Müssen die Rechnungen in dem Format ausgestellt werden, der als Standard in dem zugehörigen Land zugelassen ist? Wie sieht es denn bei Rechnungen aus, die im europäischen (EU-Raum) gestellt werden sollen?
Antwort: ZUGFeRD ist nur in Deutschland, XRechnung allerdings europaweit möglich. Softwareentwickler aus dem europäischen Ausland haben aber auch bereits das PDF XPansion SDK erworben, um deren Software auch nach dem deutschen ZUGFeRD-Standard erstellen zu können.
Frage: Kann man das Demo-Programm bzw. SDK automatisch von anderen Programmen aufrufen, ohne die Oberfläche zu benutzen, um die erstellte Rechnung zu exportieren?
Antwort: Ja, das SDK ist völlig unabhängig von den Oberflächen und lässt sich dadurch ideal in den eigenen Workflow einbinden.
Frage: Kann die formale Korrektheit der Abfassung der Erstellung garantiert werden?
Antwort: Die Syntax der Rechnung wird immer korrekt sein, das kann garantiert werden. Für die fachliche Korrektheit sind Sie selbst verantwortlich.
Frage: Kann ein eigenes Rechnungsformular bei ZUGFeRD für die PDF verwendet werden oder muss dies über eine der genannten Vorlagen sein?
Antwort: Wenn Sie eine eigene Vorlage bzw. Formular verwenden möchten, können Sie entweder eine ausgewählte Vorlage bei Soft XPansion ändern lassen oder eine ganz neue Vorlage bestellen. Bei relativ kleineren Änderungen kann dies kostenfrei sein.
Frage: Können Sie zeigen, wie z.B. eine XRechnung erstellt werden kann? Die Angaben der Rechnung (Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Preise) liegen als Werte vor (z.B. aus einer Datenbank).
Antwort: Hierfür möchten wir gerne auf die Demo-Anwendung des SDK verweisen, die diesen Fall sehr gut behandelt. Als Delphi-Programmierer sollten Ihnen die Grundlagen der Einbindung und Nutzung von DLLs geläufig sein und wissen, wie die Funktionen daraus aufgerufen werden.
Frage: Wir erstellen derzeit noch Rechnungen mit einer eigenen Applikation im Word-Format. Können diese direkt umgewandelt werden, so dass sie als E-Rechnung konvertiert werden?
Antwort: Sie können aus Microsoft Word eine PDF-Datei erstellen und dann ins PDF/A-3 konvertieren. Aber der XML-Teil kann daraus nicht automatisch generiert werden.
Frage: Kann mit Ihrer Software aus einer Microsoft Excel-basierten Rechnung eine XML-Rechnung erzeugt werden, die dann zur PDF-Datei der Excel-Rechnung kombiniert werden kann?
Antwort: Automatisch nicht, da die Struktur der Excel-Rechnung nicht immer gleich ist und auch dem SDK nicht bekannt ist. Sie müssen die Konvertierung selbst programmieren.
Frage: Zum Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen habe ich selbst etwas programmiert. Das mit den PDF/A3 geht mit Ghostscript-Nutzung ziemlich einfach. Gibt es ein Prüfprogramm für die XML-Rechnungen, um diese (insbesondere eingehende XMLs) auf Korrektheit zu prüfen?
Antwort: PDF Xpansion SDK prüft XML-Rechnungen beim Einbetten und beim Extrahieren, allerdings nur die Syntax und formale Sachen (bspw. Metadaten beim Einbetten). Sie können mehrere Validierungsprogramme nutzen, vor allem KoSIT-Validator (Koordinierungsstelle für IT-Standards), die aber keine 100%-Sicherheit liefern.
Frage: 2 Fragen aus Österreich:
1) Es wurde erwähnt, dass ca. 90% der Entwickler gut mit dem SDK zurecht kommen. Was sind die Dinge, mit denen die restlichen 10% der Entwickler nicht zurechtkommen?
2) Wenn ich Kunden in Deutschland und Österreich in meiner Anwendung abdecken muss, ist XRechnung der einzige Standard, den ich in beiden Ländern verwenden kann?
Antwort: 1) Meist haben die Leute die Spezifikationen von Standards nicht begriffen, bzw. nicht aufmerksam gelesen und genutzt. Manchmal fehlen auch Programmierkenntnisse, bspw. für die COM-API. Auch die Dokumentation für PDF Xpansion SDK, insbesondere “Getting started”, wird nicht gelesen.
2) In Österreich müssen Sie ebInterface verwenden.
Frage: Wie sieht es mit Rechnungen mit der Schweiz aus? Gilt dort auch der EU-Standard?
Antwort: Die Schweiz orientiert sich an europäischen Standards, insbesondere bei der öffentlichen Verwaltung. Die E-Rechnungsrichtlinie der EU (2014/55/EU) wird im Kontext der öffentlichen Aufträge berücksichtigt. In der Schweiz werden verschiedene E-Rechnungsformate akzeptiert, darunter Swiss XML (eCH-Standards), PEPPOL BIS Billing 3.0, Factur-X / ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) und Formate gemäß dem Schweizer E-Invoicing-Standard swissDIGIN.
Frage: Der Bund entwickelt seine XML-Versionen weiter. Ist mit einer „Minimal“-Definition für die XRechnung zu rechnen?
Antwort: Die Frage ist nicht ganz klar. Die XRechnungen und alle XML-Rechnungen müssen sich möglichst an der letzten Version orientieren. Das ist auch vom Rechnungsempfänger abhängig – was er akzeptieren kann.
Frage: Kann ich Rechnungen mit dreistelligen Rechnungspositionen erzeugen (drei Stellen hinter dem Komma) und zwischen Summierung auf Positionsebene und auf der Gesamtebene unterscheiden?
Antwort: Dreistellige Werte hinter dem Komma sind nur im Preis von Waren und Dienstleistungen zulässig, nicht für die Summen der Rechnungswerte und Positionen.
Frage: Die Kunden unserer Kunden kommen aus ganz Europa. Bedeutet dies, dass ich für jedes Land ein eigenes Rechnungsformat erstellen muss? Ich dachte, dass XRechnung EU weit gültig ist?
Antwort: XRechnung ist eine „Core Invoice Usage Specification“ (CIUS), die die europäische Norm für den deutschen Kontext konkretisiert. XRechnung basiert zwar auf EN 16931, kann aber nicht 1:1 in anderen EU-Länder direkt angewendet werden.
Frage: Kann das SDK mit Delphi FireMonkey verwendet werden, um das ausführbare Programm dann auch z.B. unter Linux laufen zu lassen?
Antwort: Nein, das SDK bietet ausschließlich Unterstützung für Windows-basierte Systeme, 32 und 64 Bit.
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